开发信的质量决定客户的询盘数量。而询盘回复的质量又能直接跟你的成交客户数挂钩了。

所以接到询盘时，我们按客户不同，轻重缓急不同，将每天收到的买家查询进行分类。这里要区分下新老客户，对老客户的查询直接回复就行;对新客户有必要进行仔细分析，通过分析了解清楚买家的意图，采购兴趣，公司实力等详细情况。

总而言之，对买家要求你知道了解越多，回复就越能够引起买家的注意和兴趣。

具体展开来说：

一种是对于买家是首次询盘的，如果内容简单，对商品品种，规格等都是泛泛而指，很显然他是来了解行情的，或只是联系一下而已，下单的可能性较小。对于这类查询，只要将客户关心的问题和自己企业的介绍回复给他就可以了。

另一种是对那些询盘中指出查询具体产品，甚至列出了详细规格的客户，表明他们是在对目标供应商做过详细的调查和了解后才发查询的，所以供应商在收到查询后必须慎重对待，一定要及时回复。

特此，为了能增加回复的吸引力和说服力，在回复新客户时，除了在邮件中回复客户关心的问题，最好同时将公司的其他情况和公司的网站介绍给该客户，让客户更全面透彻地了解公司。

很多国外买家时间观念特别强，因此，对外商的查询回复一定要快。但是，光“快”还不够的，还要“准”，供应商给买家回复电子邮件时，要尽量遵循以下5大要决：

1.准确

回复询盘的信件要清楚。首先要正确理解买家来函的准确意思，如有不清楚的地方，则应立即去函向客户询问了解，切忌一知半解;其次，供应商要将自己的意思表达清楚准确，将自己公司介绍清楚，多使用有说服力，准确的数据，切忌使用模棱两可或含含糊糊的词语和内容。

2.全面

一方面要全面彻底地回答买家查询的方方面面，包括买家所有的问题和感兴趣的点点滴滴;另外，邮件本身的结构和内容也要完整。很多人书写邮件时喜欢即兴发挥，往往内容简单，结构松散。有时还在邮件中使用网上流行的符号和缩写，这在正式的商务来往中是不可取的。尤其一些新人外贸要谨记。

3.清楚

一封商业书信清楚明了，排版整洁，每个人看到都会喜欢。电子邮件也应象传统的商业书信一样，不论是排版还是语句都应整洁明了，少使用难懂的词语或表达法。这样会加分不少。

4.具体

给买家回复的信息无疑越具体，越能方便买家做出决策。通常买家也有自己的客户或用户，也需要将明确具体的信息传递给自己的客户，所以，如果内容不详细，肯定会导致买家或买家的买家再次发函追问，耽误大家的时间和精力。

5.礼貌

中国为礼仪之邦，礼貌的重要性自不用说，但商务礼貌与日常礼貌是有所区别的，要多使用正式的表达，少用口语语气，尊重对方的风土人格，禁忌和宗教信仰;人称表达上要尽量少用第一人称，多用“you”，以表示尊重对方，用第一人称时要用“we”代替“i”等等。

在很多买家在选择供应商时，特别是长期的合作伙伴时，尤其注重供应商是否专业，除了经营产品专一，行业知识丰富外，一封地道的回复邮件也能显示供应商或业务人员的“专业功底”，提升企业形象。

有些外贸接订单接的让人看着眼红、羡慕，而有些外贸则干瞪眼，等不了一个客户询盘。总结而来就四个字“天道酬勤”。

好了，知道怎么谈客户，但是要先找到客户才行。找客户用苏维智搜外贸客户软件做你的助手，每天搜索几千数据——群发开发信——收到询盘，点一下鼠标软件帮您完成。询盘马上来。心动了？赶紧加QQ：537570800 咨询软件吧！